جلسات هیئت مدیره مکان‌های مهمی برای بحث‌های استراتژیک، تصمیمگیری و حاکمیت هستند. اما اگر این جلسات به خوبی برنامه‌ریزی نشوند، می‌توانند بی فایده، کسل‌کننده و در نهایت مانع پیشرفت سازمان شوند. با به کارگیری بهترین شیوه‌ها برای برگزاری جلسات هیئت مدیره، می‌توان به بازدهی بهتر و هدایت صحیح این جلسات کمک کرد.
این مقاله به برخی از رایج‌ترین موانع برگزاری جلسات موثر هیئت مدیره و فرصت‌های مهم برای نظارت بر جلسات بهتر می‌پردازد، از جمله:
- اهمیت جلسات هیئت مدیره
- نقش‌ها و مسئولیت‌های جلسات هیئت مدیره
- مراحل کلیدی برای برنامه‌ریزی یک جلسه موفق هیئت مدیره
- ۱۵ روش کلیدی برای برگزاری جلسات هیئت مدیره موثر
اهمیت جلسات هیئت مدیره
یک جلسه موثر هیئت مدیره می‌تواند به پیشبرد تصمیمگیری، پاسخگویی و شفافیت کمک شایانی کند. در حالی که ضروری است هیئت‌ها در بین جلسات با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، گردهمایی در اتاق هیئت مدیره، فرصتی برای بحث‌های عمیق‌تر و اتخاذ تصمیمات استراتژیک در مورد مسائل فوری و حیاتی سازمان فراهم می‌آورد.
زمانی که جلسات هیئت مدیره بر اساس بهترین شیوه‌ها برگزار شود، این جلسات به شالوده‌ای برای کارایی و موفقیت هیئت تبدیل می‌گردند و فضایی مناسب برای تبادل نظر و مناظره‌های معنادار فراهم می‌کنند. همچنین این جلسات اعضای هیئت را به اتخاذ تصمیمات لازم و ضروری ترغیب می‌کنند و امکان پیگیری و ارزیابی تصمیمات پیشین را میسر می‌سازند.اگر به تغییرات مهم و تاثیرگذار در سازمان‌ها توجه کنید، معمولاً خواهید دید که این تغییرات ریشه در تصمیمات گرفته شده در جلسات هیئت مدیره دارند. بنابراین، برگزاری جلسات موثر می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت و پیشرفت سازمان ایفا کند.
نقش‌ها و مسئولیت‌های جلسات هیئت مدیره
در اکثر سازمان‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های هیئت مدیره به‌خوبی تعریف شده و معمولاً در اساسنامه‌ها جزئیات آن ذکر می‌شود. با این حال، برای برگزاری جلسات مؤثر، نیاز است تا نقش‌های کلیدی کمی متفاوت‌تر از آنچه که معمولاً انتظار می‌رود، در نظر گرفته شوند. این نقش‌ها عبارتند از:
رئیس هیئت
رئیس هیئت مسئولیت هدایت هر جلسه را بر عهده دارد و باید اطمینان حاصل کند که بهترین شیوه‌ها در برگزاری جلسات رعایت می‌شود. او دستور جلسه را تنظیم کرده و با منشی شرکت همکاری می‌کند تا آن را نهایی و توزیع کند. رئیس هیئت باید گفتگوها و تصمیمات را بر اساس دستور جلسه هدایت کرده و اطمینان دهد که هر عضو هیئت نظر خود را بیان کند. در صورت نیاز، او رأی‌گیری را نیز برگزار می‌کند و در تمام مراحل به اصول حاکمیت توجه دارد تا از انجام صحیح وظایف مهم هیئت اطمینان حاصل کند.
منشی شرکتی
منشی شرکت با همکاری رئیس هیئت قبل از جلسه، دستور جلسه و مطالب مرتبط، مانند گزارش‌های کمیته‌ها را تهیه و توزیع می‌کند. در طول جلسه، منشی مسئول ثبت دقیق دقایق، پیگیری تصمیمات و حفظ مسئولیت هیئت نسبت به موارد مطرح شده در جلسه است.
روسای کمیته‌ها
بسیاری از هیئت‌ها برای نظارت بر موضوعات خاص مانند برنامه‌ریزی جانشینی یا امور مالی، از کمیته‌ها بهره می‌برند. در صورتی که لازم باشد، روسای کمیته‌ها به هیئت، اطلاعات جدیدی درباره مسائل مربوطه ارائه می‌دهند و فعالیت‌های کمیته را مورد بررسی قرار می‌دهند.
مدیرعامل (CEO)
مدیرعامل در جلسات هیئت مدیره حاضر می‌شود تا بینش‌هایی درباره فعالیت‌های روزمره سازمان ارائه دهد. او ممکن است اطلاعاتی در مورد وضعیت مالی یا استراتژی‌های شرکت را به اعضای هیئت منتقل کند. به عنوان رابط میان هیئت و کارکنان، مدیرعامل باید از این جلسات بهره‌برداری کند تا نظرات هیئت را درباره تصمیمات و سیاست‌های کلیدی بشنود و مورد توجه قرار دهد.
اعضای هیئت
اگرچه برخی از اعضای هیئت ممکن است اطلاعات جدید خاصی برای ارائه نداشته باشند، اما حضور فعال آنها در جلسه بسیار اهمیت دارد. این اعضا مسئول نظارت بر مسائل استراتژیک، پرسش درباره موضوعات مطرح‌شده و به اشتراک‌گذاری نظرات خود هستند. آنها باید نماینده منافع سهامداران باشند؛ بنابراین لازم است که مواد جلسه را از قبل مرور کنند تا آماده مشارکت در بحث‌ها شوند و با هیئت همکاری کنند تا تصمیمات مهم اتخاذ گردد.
این نقش‌ها و مسئولیت‌ها باعث می‌شود جلسات هیئت مدیره به‌طور مؤثر و سازنده برگزار شوند و به پیشرفت سازمان کمک کنند.
مراحل کلیدی برای برنامه‌ریزی یک جلسه موفق هیئت مدیره
- تعریف اهداف و مقاصد واضح جلسه: قبل از ارسال هرگونه دعوتنامه، هدف جلسه را مشخص کنید. چه تصمیماتی باید اتخاذ شود؟ چه اطلاعاتی باید ارائه گردد؟ تعیین اهداف مشخص به شما کمک می‌کند تا دستور جلسه، تخصیص زمان و جریان کلی جلسه را بهتر مدیریت کنید.
- تهیه دستورجلسه جامع و منظم: دستورجلسه نقشه راه جلسه است. این سند باید به‌موقع توزیع شود تا اعضای هیئت مدیره بتوانند خود را آماده کرده و هرگونه مطالب مرتبط را ارائه دهند. زمان‌بندی تخمینی برای هر مورد در دستورجلسه گنجانده شود تا مباحث مهم به‌درستی بررسی شوند و مسائل کمتر بحرانی نیز توجه کافی دریافت کنند.
برای درک اهمیت این مرحله پیشنهاد می شود مقاله ی انواع مختلف دستور جلسه و زمان استفاده از آن ها را مطالعه کنید.
- تشویق به آماده‌سازی پیش از جلسه و اشتراک‌گذاری اطلاعات: مواد پشتیبان، گزارش‌ها و ارائه ها را قبل از برگزاری جلسه توزیع کنید. این کار به اعضای هیئت مدیره اجازه می‌دهد که با آمادگی بیشتری حاضر شوند، سوالات هوشمندانه‌ای بپرسند و در بحث‌های عمیق‌تر مشارکت کنند.
- استفاده از فناوری برای همکاری ساده‌تر: از پلتفرم‌های مدیریتی معتبر برای اشتراک اسناد، انجام نظرسنجی‌ها و تسهیل مشارکت آنلاین استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام شرکت‌کنندگان با فناوری انتخاب‌شده آشنا بوده و به تجهیزات لازم دسترسی دارند.
میتود پلتفرمی جامع برای مدیریت جلسات
۱۵ روش کلیدی برای برگزاری جلسات هیئت مدیره موثر
برای برگزاری یک جلسه مؤثر هیئت مدیره، لازم است فرآیندهای مختلف به خوبی هماهنگ شوند. رئیس هیئت مدیره باید با همراهی منشی شرکت، مجموعه‌ای از مهارت‌ها را تقویت کند تا اعضای هیئت در هر جلسه به‌طور فعال مشارکت کنند. این مهارت‌ها شامل ایجاد تعامل، تسهیل تصمیمگیری و افزایش اثربخشی کلی جلسات هستند.
بهترین روش‌ها برای تقویت تعامل و مشارکت فعال
- جلسه را به موقع آغاز و پایان دهید: احترام به زمان تعیین‌شده نشان‌دهنده کارایی است و از خستگی جلوگیری می‌کند. این کار محیطی متمرکزتر و پویاتر ایجاد می‌کند.
- تشویق بحث‌های فعال با استفاده از روش‌های متنوع: فراتر از ارائه‌های سنتی بروید و گفتگوی آزاد را تشویق کنید. این کار با دعوت به طرح سوالات و ارائه بازخورد در طول جلسه ممکن می‌شود. همچنین می‌توانید از جلسات گروهی، طوفان فکری یا شبیه‌سازی نقش برای تحریک دیدگاه‌های متنوع استفاده کنید.
- به دستور کار پایبند باشید: اگرچه رعایت دستور کار ساده به نظر می‌رسد، اما جلسات ممکن است سریعاً منحرف شوند. اعضای هیئت ممکن است مسائل دیگری در ذهن داشته باشند یا بحث‌ها مسیر غیرمنتظره‌ای بگیرند؛ بنابراین رئیس هیئت باید همواره جلسه را طبق دستور کار هدایت کند تا زمان اعضا برای بررسی موارد ضروری محترم شمرده شود.
- اطمینان حاصل کنید که همه نظرات شنیده شده‌اند: فضایی فراگیر ایجاد کنید تا همه احساس راحتی کنند و بتوانند نظرات خود را مطرح کنند یا سوالاتی بپرسند. نقاط نظر مختلف را شناسایی کرده و با حفظ گفتگویی محترمانه آنها را بررسی کنید.
- وظایف را واگذار کرده و از تخصص فردی بهره ببرید: با رهبری بحث درباره موضوعات مختلف دستورکار را بین اعضا تقسیم کنید تا دانش جمعی آنها بهتر مورد استفاده قرار گیرد. وظایف خاص یا سوالاتی به هر عضو اختصاص دهید تا حس مالکیت آنها نسبت به مباحث افزایش یابد.
با رعایت این نکات، می‌توانید جلساتی مؤثرتر داشته باشید که منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر شود.
بهترین شیوه‌ها برای تسهیل تصمیمگیری مؤثر
• هدف جلسه را به روشنی تعیین کنید: پیش از برگزاری جلسه، مشخص کنید که هدف اصلی آن چیست. رئیس هیئت مدیره و منشی شرکت باید این هدف را به‌طور شفاف با اعضا در میان بگذارند. این کار کمک می‌کند تا توجه همگان بر روی مسائل حیاتی متمرکز شود و هیئت قادر باشد تصمیمات مهم‌تری اتخاذ کند.
• اطلاعات مختصر و واضح مرتبط با دستور کار ارائه دهید: داده‌های واقعی و تحلیل‌های منطقی را بررسی کنید. از انباشتن اطلاعات اضافی که ممکن است باعث سردرگمی اعضای هیئت شود، پرهیز نمایید.
• تفکر انتقادی و بحث‌های آزاد را تشویق کنید: فضایی فراهم آورید که در آن نظرات مختلف به راحتی مطرح شده و مورد بحث قرار گیرند. زمانی برای گفت‌وگوهای منطقی و بررسی گزینه‌های جایگزین پیش از تصمیمگیری اختصاص دهید.
• اطمینان حاصل کنید فرآیندهای رأی‌گیری عادلانه و شفاف هستند: شیوه‌ها، رویه‌ها و راهنماهای رأی‌گیری موجود در هیئت مدیره را رعایت کرده و مطمئن شوید که همه اعضا با فرآیند تصمیمگیری آشنا هستند.
• تصمیمات را به شکل واضح مستندسازی نمایید: فرد خاصی — معمولاً منشی شرکت — را مسئول تهیه صورتجلسه‌ای دقیق قرار دهید تا تمامی تصمیمات کلیدی، اقدامات لازم، و گام‌های بعدی به طور کامل ثبت شوند.
با رعایت این نکات می‌توانید فرایندهای تصمیمگیری مؤثرتری داشته باشید.
بهترین شیوه‌ها برای مؤثر بودن جلسات هیئت مدیره
- قبل از برگزاری جلسه، دستور جلسه را توزیع کنید: بررسی دستور جلسه در ابتدای هر جلسه هیئت مدیره می‌تواند به نوعی اتلاف زمان ارزشمند اعضا باشد. اگر دستور جلسه پیش از شروع جلسات ارسال شود، شرکت‌کنندگان فرصتی پیدا می‌کنند تا موضوعات مختلف را مورد بررسی قرار دهند و نظرات اولیه خود را آماده کنند. این کار به شکل‌گیری بحث‌های معنادار کمک کرده و مانع هدر رفتن زمان برای فکر کردن به دیدگاه‌ها خواهد شد.
- از اعضای هیئت و شرکت‌کنندگان بازخورد بگیرید: پس از هر جلسه، با استفاده از نظرسنجی‌ها، رأی‌گیری‌های ناشناس یا بحث‌های هدایت‌شده، نظرات ارزشمندی جمع‌آوری کنید. این بازخوردها کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف شناسایی شوند و اطمینان حاصل گردد که هیئت نیازهای اعضا و سازمان را به خوبی برآورده می‌کند.
- دستور جلسات و ساختارها را بر اساس بازخورد اصلاح کنید: نسبت به تغییر رویکرد خود بر اساس بازخوردهایی که دریافت می‌کنید انعطاف‌پذیر باشید. ممکن است لازم باشد فرمت‌ها، پلتفرم‌های فناوری یا استراتژی‌های جدیدی برای افزایش اثربخشی هیئت مدیره معرفی کنید.
- سیاست‌ها و رویه‌های مرتبط را به طور منظم مرور کرده و بروزرسانی نمایید: اطمینان حاصل کنید که سیاست‌های حاکمیتی و بهترین شیوه‌ها برای جلسات هیئت مدیره همیشه جدید هستند و با استانداردهای روز همخوانی دارند. این اسناد باید مرتباً بررسی شوند تا عملکرد مطلوب هیئت تضمین شود.
- پیگیری دقیقی بعد از جلسات انجام دهید: بهترین جلسات شامل بحث‌ها، مباحثه‌ها و تصمیم‌گیری‌هایی هستند که معمولاً با وظایف بعدازجلسه برای هر عضو همراهند. ارسال ایمیل‌هایی مختصر اما واضح شامل صورتجلسه موجب حفظ محتوای هر نشست شده و مسئولیت هیئت نسبت به توافقاتی که انجام داده‌اند حفظ خواهد شد.
افزایش کارایی جلسات هیئت مدیره با استفاده از فناوری
منشی شرکتی و متخصصان حاکمیتی می‌توانند با رعایت بهترین شیوه‌ها در برگزاری جلسات هیئت مدیره، فرهنگی مؤثر برای این جلسات ایجاد کنند. چنین جلساتی که به خوبی سازماندهی شده و جذاب هستند، به بهبود حاکمیت، اتخاذ تصمیمات استراتژیک و در نهایت موفقیت سازمان کمک می‌کنند.
اما صرفاً رعایت بهترین شیوه‌ها به تنهایی برای تبدیل جلسات نامنظم به نشست‌های مؤثر کافی نیست. تهیه دستور جلسه و محتوای مرتبط معمولاً نیازمند صدها ساعت زمان است. همچنین نوشتن صورتجلسه نیز کار آسانی نیست و باید طبق پروتکل‌های خاصی انجام شود تا اثربخشی هیئت را تضمین کند و با قوانین هماهنگ باشد.
پلتفرم میتود، که توسط شرکت ETUDIT طراحی و ارائه شده، با هدف به کارگیری بهترین شیوه‌ها در برگزاری جلسات هیئت مدیره ایجاد گردیده است. شما می‌توانید با بهره‌گیری از ویژگی‌های زیر، کیفیت جلسات هیئت مدیره خود را به طرز چشمگیری ارتقا دهید:
- تسهیل یادداشت‌برداری، توزیع و بررسی صورتجلسه
- سرعت بخشیدن به فرآیند ایجاد دستور جلسه با بهره‌گیری از الگوهای کاربرپسند و رابط کشیدن و رها کردن
- ابزارهای رأی‌گیری ساده و امن
- گزارش‌دهی متمرکز تا بتوانید قبل از برگزاری نشست‌ها خطرات کل سازمان را سریعاً بررسی کنید.
- این موارد کمک می‌کند تا جلسات شما نه تنها منظم‌تر، بلکه مؤثرتر نیز برگزار شوند.
راهکار میتود با ایجاد پلتفرمی جامع برای مدیریت جلسات، قصد دارد تا مسیر شما را در برگزاری جلساتی پربازده و مؤثر برای پیشرفت و موفقیت هموار سازد.
منابع:
ترجمه‌ی مقاله‌ی Effective board meetings: 15 key board meeting best practices
وب سایت timeyab
ملاقات‌های مؤثر هیئت مدیره: ۱۵ روش کلیدی برای برگزاری جلسات هیئت مدیره موثر