این روزها تقریباً در هر سازمان و صنعتی، ترکیب «تحول دیجیتال» را زیاد می‌شنوید. گاهی پیاده‌سازی یک نرم افزار CRM را در یک کسب‌وکار با عنوان تحول دیجیتال بیان می‌کنند گاهی نیز استفاده از نرمافزار یکپارچه‌ی ERP را در سطح یک سازمان با تحول دیجیتال هم‌معنی می‌دانند. اما باید دانست که تحول دیجیتال مفهومی بسیار گسترده‌تر از نصف و استفاده از یک نرمافزار یا پیاده‌سازی نرمافزار یکپارچه‌ی ERP است. تحول دیجیتال به معنای تحول سازمان یا صنعت شما در تمامی ابعاد است. از نحوه‌ی مدیریت گرفته تا فرهنگ کاری و استفاده از ابزارهای دیجیتال مختلف. درنتیجه تحول دیجیتال سفری‌ست که شما برای تحول کسب‌وکار خود آغاز می‌کنید. این تحول همراه با دنیای دیجیتال خواهد بود و از قوانین و اصول آن و نیز روح پویا و همیشه در حال تغییر آن پیروی می‌کند. درنتیجه مانند هر کار دیگری، برای تجربه‌ی یک تحول دیجیتال موفق شما نیاز دارید تا اصول مذاکره در دنیای دیجیتال برای تهیه‌ی نرمافزار و سرویس‌های دیجیتال را بدانید. در این مقاله شما به اصول و قواعد مذاکره با شرکت‌های فناوری اطلاعات و ارائه‌دهنده‌ی خدمات دیجیتال را آموزش می‌دهیم تا بتوانید مذاکرهای دقیق و با بیشترین بهره‌برداری برای سازمان یا صنعت خود در مسیر تحول دیجیتال داشته باشید.
چرا مذاکره‌ی نرمافزاری اهمیت دارد؟
در مسیر موفقیت تحول دیجیتال، مذاکره‌ی نرمافزاری چه نقشی دارد؟
مذاکره درباره‌ی اصول قراردادی که با یک شرکت فناوری اطلاعات در مسیر تحول دیجیتال خواهید داشت، فرصتی بسیار مهم است. قبل از عقد نهایی قرارداد، شما با مذاکره درباره‌ی خدمات و هزینه‌ها این فرصت مغتنم را دارید تا به روشنی درباره‌ی اهداف و جدول زمانبندی و هزینه و بودجه‌ی تحول دیجیتال برای سازمان یا صنعت خود صحبت کنید.
در واقع مذاکره‌ی نرمافزاری از دو منظر اهمیت دارد:
۱) فرصت بررسی قانونی قرارداد و پیگیری جزییات آن برای اطمینان خاطر از قراردادی دقیق، قانونی و سودمند.
۲)آگاهی از جزییات خدمات و هزینه‌ها و بررسی این نکته که آیا این خدمات و هزینه‌ها با خواست و بودجه‌ی شما همسویی دارد یا خیر.
پیشنهاد برای مطالعه‌ی بیشتر:نمونه‌هایی از موفق‌ترین کسب‌وکارها در تحول دیجیتال
مهم‌ترین موانع و مشکلات برسر راه مذاکره‌ی نرمافزاری چیست؟
یکی از شایع‌ترین اتفاقاتی که در مسیر مذاکره برای دریافت خدمات نرمافزاری و پیاده‌سازی تحول دیجیتال می‌افتد، این است که سازمان‌ها و صنایع اصولا مذاکره برای دریافت خدمات نرمافزاری و تحول دیجیتال را مذاکره بر سر هزینه‌ها می‌دانند. در واقع بسیاری از مشاوران کسب‌وکارها مذاکرهای را موفق می‌شمارند که بتواند از شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات نرمافزاری، تخفیف بیشتری بگیرد. هرچند قیمت دریافت خدمات بسیار مهم است، اما باید به خاطر داشت مذاکره بر سر هزینه‌ها تنها باید بخشی از مذاکره‌ی نرمافزاری باشد نه تمام آن!
در واقع شما به عنوان کسب‌وکاری که در حال مذاکره برای دریافت خدمات نرمافزاری هستید باید به مذاکره نه با چشم گرفتن تخفیف بیشتر بلکه به عنوان تعیین نحوه‌ی ارتباط خود با تیم نرمافزاری و شفاف‌سازی نحوه‌ی مدیریت و پیاده‌سازی خدمات نرمافزاری نگاه کنید. در واقع سازمان یا صنعت شما با مذاکره باید سعی کند تا میان اهداف و استراستژی کاری خود با اهداف تیم نرمافزاری و تیم تحول دیجیتال همسویی ایجاد نماید.
یکی دیگر از موانع مهم برسر راه مذاکره‌ی نرمافزاری موفق برای تحول دیجیتال، تمرکز بیش از حد بر روی جزییات است. موارد قانونی، نحوه‌ی ارائه‌ی خدمات، گارانتی، هزینه‌ها و.. همگی درجای خود اهمیت دارند و باید به تمام این خدمات و نحوه‌ی ارتباط با شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات نگاه کرد و با توجه به تصویر کلی مذاکره کرد.
اصول مذاکره برای قراردادهای اجرای درون‌سازمانی (On-Premise) و قراردادهای مبتی بر ابر و دریافت اشتراک (Cloud)
مهم‌ترین نکته درباره‌ی تمامی قراردادهای نرمافزاری این است که شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات نرمافزاری به کسب‌وکار شما، بهترین مدت زمان قرارداد برایش طولانی‌ترین مدت زمان است و همواره در پی این است که میزان انعطاف و امکان تغییر را در حین کار را به پایین‌ترین میزان ممکن برساند. در نتیجه شمابه عنوان یک مذاکره‌کننده‌ی نرمافزاری در مورد هر دو نوع قرارداد یعنی درون سازمانی و مبتنی بر ابر باید این دو عامل بسیار مهم را در نظر داشته باشید:
۱) مدت زمان قرارداد
۲) میزان انعطاف و امکان تغییر در حین اجرای قرارداد
پیشنهاد پامیکا برای مطالعه‌ی بیشتر: SaaS چیست و در تحول دیجیتال چه نقشی دارد؟
در اجرای درون‌سازمانی یا همان On-Premise نرم‌افزارها و سرورها به صورت کامل داخل سازمان شما نصب و راه‌اندازی می‌شوند و تمامی سرورها و داده‌های کسب‌وکار در محلی که مدنظر شماست ذخیره می‌شوند. نکته‌ی مهمی که درباره‌ی این نوع قراردادها یعنی قراردادهای On-Premise باید درنظر داشته باشید این است که حین مذاکره نحوه‌ی به این نکته توجه داشته باشید که آیا نرم‌افزارهایی که به صورت درون سازمانی برای شما اجرا می‌شوند به صورت کامل خریداری شده و با گواهی مالکیت به شما داده می‌شوند یا به صورت موقت و در بازه‌های زمانی باید گواهینامه‌ی این نرم‌افزارها تمدید شوند. از طرفی در قراردادهای On-Premise تمام سرورها و نرم‌افزارها و به صورت مستقل به سازمان یا صنعت شما انتقال داده می‌شوند و داده‌های شما تنها در درون سازمان شما محفوظ هستند. با توجه به این نکته در قراردادهای درون‌سازمانی باید به فکر مذاکرهای باشید که دستاورد آن، آسیب‌های احتمالی به داده‌هایتان را نیز درنظر بگیرد و برای جبران آن راهکار داشته باشد.
استفاده از فضای ابری و مبتنی بر اشتراک در حال حاضر یکی از رایج‌ترین استراتژی‌های تحول دیجیتال برای صنایع و سازمان‌هاست. تعداد قراردادهای ارائه‌ی خدمات ابری، امروزه بسیار رایج‌تر از قراردادهای درون‌سازمانی است. هنگام مذاکره برای قراردادهای نرمافزاری مبتنی بر ابر باید همواره به این نکته توجه کنید که این قراردادها دارای هزینه‌های پنهان هستند. به‌روزرسانی، افزودن قابلیت‌های جدید، ارتقای سالانه و میزان افزایش قیمت سالانه و... هزینه‌هایی ست که شما در حین سفر دیجیتال خود و پس از عقد قرارداد با آن‌ها مواجه خواهید شد. درنتیجه در همان ابتدای مذاکره‌ی نرمافزاری باید درباره‌ی هزینه‌های پنهان هوشیار بوده و نسبت به آن پرس‌وجو کرده و تمام تلاش خود را برای پایین نگه‌داشتن هزینه‌های پنهان انجام دهید.
امنیت و حفاظت از داده‌های کسب‌وکاری، یکی دیگر از مواردی است که حتما باید در حین مذاکره‌ی نرمافزاری به خصوص در ارتباط با قراردادهای مبتنی بر ابر Cloud به آن توجه کنید. سوالاتی چون: چه کسی مسئولیت حفاظت از داده‌های شما را برعهده دارد؟ امنیت داده‌های شما چگونه تأمین می‌شود؟ داده‌های شما در کجا و به چه صورت ذخیره می‌شود؟ و.... از جمله موارد مهمی است که باید حین مذاکره‌ی نرمافزاری از آن مطلع شوید.
در هر دو نوع مذاکره‌ی نرمافزاری بسیار مهم است که شما بدانید در صورت بروز مشکل یا آسیب، چه اتفاقی برای داده‌های Data کسب‌وکاری شما می‌افتد، چه میزان خسارت متوجه شماست و در مقابل شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات نرمافزاری در قبال این آسیب‌ها چه خدماتی به شما ارائه می‌دهد.
به خاطر داشته باشید به محض امضای قرارداد، دیگر قادر به تغییر شرایط نیستید، پس مذاکره‌ی نرمافزاری را بسیار جدی بگیرید!
خبر خوش برای شما این‌که شرکت فناوری اطلاعات اتود با آگاهی کامل از نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکارها، دانش کارآفرینی و دانش و مهارت در حوزه‌ی تحول دیجیتال و نرم‌افزارهای یکپارچه پس از مشاوره با شما، مناسب‌ترین قرارداد نرمافزاری برای کسب‌وکارتان را با همکاری شما تنظیم می‌نماید. برای دریافت مشاوره‌ی رایگان اینجا کلیک کنید.
مذاکره‌ی نرمافزاری برای کسب‌وکارهای کوچک
کسب‌وکارهای کوچک در مقایسه با کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ، محدودیت‌های زیادی در منابع و نیروی انسانی دارند. به همین دلیل این کسب‌وکارها هنگام خرید نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال باید به تناسب میان منابع و خدمات نرمافزاری بسیار توجه کنند. در هنگام مذاکره‌ی نرمافزاری برای کسب‌وکارهای کوچک باید به این موضوع توجه داشت که چه کسی با چه توانایی‌هایی مسئولیت کار با نرم‌افزارها را برعهده دارد. در واقع بسیار مهم است که شما به عنوان مذاکره‌کننده پاسخ روشنی برای این سوال دریافت کنید که آیا نرم‌افزارها و خدمات دیجیتالی که می‌خرید متناسب با توانایی و مهارت نیروهای انسانی شما هست یا خیر؟
از طرفی به دلیل محدودیت مالی کسب‌وکارهای کوچک و قابلیت‌های محدودی که در زمینه‌ی ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزارها به آن احتیاج دارند، به عنوان مذاکره‌کننده باید دو فاکتور مهم قیمت خدمات دیجیتال و تعداد قابلیت‌های مورد نیاز را در نظر داشته باشید.
مذاکره‌ی نرمافزاری برای کسب‌وکارهای بزرگ
کسب‌وکارهای بزرگ، از شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی خدمات نرمافزاری و تحول دیجیتال انتظارهای زیادی دارند. گاهی این انتظارها غیرواقعی و بیش‌اندازه است چون از خدمات و پیاده‌سازی نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال در مسیر تحول دیجیتال آگاهی درستی وجود ندارد. مذاکره‌کنندگان نرمافزاری برای کسب‌وکارهای بزرگ مانند سازمان‌ها و صنایع، در ابتدا باید به خوبی با تحول دیجیتال و عملکرد و بازده‌ی نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال آشنا باشند تا انتظاراتشان در مذاکره‌ی نرمافزاری متناسب با امکانات و قابل اجرا شود.
کسب‌وکارهای بزرگ با توجه به تعداد زیاد قابلیت‌هایی که برای فرآیندهای کاری خود احتیاج دارند، باید به خوبی این فرآیندها را تحلیل و ابزارهای دیجیتال مورد نیاز خود را شناسایی کرده تا در حین مذاکره‌ی نرمافزاری بتوانند تمام یا بیشتر این ابزارهای دیجیتال را از شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات نرمافزاری دریافت کنند. یکی دیگر از مواردی که در حین مذاکره برای کسب‌وکارهای بزرگ بیش از سایر کسب‌وکارها اهمیت دارد، یکپارچه بودن ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزارها ست. این یکپارچگی باعث می‌شود تا کار با داده‌ها - به خصوص در کسب‌وکارهای بزرگ که با داده‌های زیادی سروکار دارند - و تحلیل و گزارش بسیار راحت‌تر، دقیق‌تر و با سرعت بیشتری انجام شود.
پیشنهاد پامیکا برای مطالعه‌ی بیشتر: اهمیت نرمافزار یکپارچه در تحول دیجیتال
پشتیبانی درست و به موقع یکی دیگر از مواردی‌ست که در مذاکره‌ی نرمافزاری برای هرنوع قراردادی اعم از کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ بسیار اهمیت دارد.
نتیجه‌گیری:
قبل از عقد هر نوع قراردادی در رابطه با تحول دیجیتال و خدمات نرمافزاری شما نیاز به یک مذاکره‌ی نرمافزاری دارید. کسی که از جانب کسب‌وکار شما مذاکره‌ی نرمافزاری را با شرکت ارائه‌دهنده‌ی خدمات انجام می‌دهد باید دانش حقوقی داشته باشد، با فرآیندهای کسب‌وکار شما آشنا باشد، نحوه‌ی عملکرد نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال را بداند و از هزینه‌های مربوط به خدمات نرمافزاری مطلع باشد.
به خاطر داشته باشید، مذاکره‌ی نرمافزاری به معنای گرفتن تخفیف بیشتر و کم کردن هزینه‌ها نیست. هرچند هزینه‌ها نیز بخش مهمی ازین مذاکره را تشکیل می‌دهند اما یک مذاکره‌کننده‌ی ماهر، می‌داند که قراردادهای نرمافزاری در مسیر تحول دیجیتال دارای پیچیدگی‌ها و جزییات فراوانی هستند و باید به قرارداد به عنوان یک سند کلی در ارتباط با خدمات نرمافزاری نگاه کرد تا از نحوه‌ی ارتباط با شرکت ارائه‌کننده‌ی خدمات، قوانین حقوقی، اصول گارانتی، نحوه‌ی پشتیبانی و سایر موارد اطمینان خاطر یافت.
منابع:
بررسی قابلیت‌های پامیکا
بررسی خدمات شرکت فناوری اطلاعات اتود
پادکست Digital Transformation with Eric Kimberling
اصول مذاکره‌ی نرمافزاری برای تحول دیجیتال