آیا تحول دیجیتال نام جدید و پرزرق و بررق همان سیستم ERP (برنامهریزی منابع سازمانی) است؟ امروز با نام بردن از تحول دیجیتال، بسیاری از مدیران و مسئولان مراکز تحول سازمانها، آن را هممعنی با ERP میدانند. اگر این نگاه درست باشد باید پرسید پس چرا بسیاری از سازمانها و صنایع در استفاده و کاربرد ERP دچار مشکل هستند و همچنان به دنبال راهکارهایی میگردند که تحول دیجیتال برای عرضه به آنان دارد. ERP در واقع بخشی است از پاسخ به سوال «چگونه» از ابزارهای دیجیتال استفاده کنیم؟ و تحول دیجیتال پاسخی است برای سوال «چرا» باید از ابزارهای دیجیتال استفاده کنیم؟ در این مقاله به بررسی این تفاوت و پاسخ به این دو سوال میپردازیم.
بسیاری از سازمانها، صنایع و کسبوکارهای بزرگی که به روش سنتی اداره و مدیریت میشوند در حال حاضر مشتاق ایجاد تحول دیجیتال در کسبوکار خود هستند اما این اشتیاق همواره با یک ترس بزرگ همراه است: ترس از شکست و از دست دادن سرمایه. این ترس موجب میشود بسیاری از کسبوکارها علیرغم بازار جهانی و رقیبان خود که به سمت دیجیتالی شدن پیش میروند، در وضعیت اداره و مدیریت سنتی باقی بمانند. برخی نیز که تصمیم قاطعی دربارهی شروع سفر دیجیتال و پیادهسازی یک تحول دیجیتال موفق میگیرند، با ایدههایی بلندپروازانه در دام کارنابلدانی میافتند که با وعدههای زیادی میدهند اما در اجرا، گامهای اندکی برمیدارند. پس به یاد داشته باشید اگر شما نیز در حال حاضر تصمیم خود را برای ورود به دنیای دیجیتال گرفتهاید، اولین و مهمترین گام انتخاب یک مشاور آگاه در زمینهی تحول دیجیتال و آشنا با قواعد کسبوکارها در ایران است. پیشنهاد پامیکا به شما بهرهگیری از مشاورهی رایگان گروه فناوری اطلاعات اتود میباشد.
در برخی از موارد، پس از مشاوره با گروهی از متخصصان در حوزهی تحول دیجیتال اگر تمامی فرآیندهای کسبوکاری شما به صورت دستی و سنتی انجام شود، پیشنهاد شرکتهای ارائهدهندهی خدمات دیجیتال استفاده از سرویس مدیریت برنامهریزی منابع سازمانی یا همان ERP میباشد.
نکتهی مهم: به خاطر داشته باشید اولین گام در تحول دیجیتال پیادهسازی ERP نیست! هر کسبوکاری برای شروع سفر دیجیتال خود، راهکاری منحصربهفرد احتیاج دارد و این راهکار لزوماً استفاده از ERP محسوب نمیشود. این مقاله به سازمانها، صنایع و کسبوکارهایی میپردازد که برای شروع سفر دیجیتال خود، کار با ERP را انتخاب کردهاند و برای آنان توصیهها و نکاتی دارد که به جای ساخته شدن یک مشکل از ERP، یک راهکار کارآمد و تسهیلگر از آن بسازند.
اگر کسبوکار شما به تازگی در حال پیادهسازی و استفاده از ERP است خواندن این مقاله را به شما توصیه میکنیم.
پیشنهاد اتود برای مطالعهی بیشتر: عوامل کلیدی در انتخاب و اجرای موفقERP
اهمیت یادگیری و آموزش ERP
اهمیت آموزش استفاده از ERP به کارکنان
سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) مجموعهای از نرمافزارهای تجاری هستند که برای یکپارچهسازی فرآیندهای کسبوکار مختلف از جمله حسابداری، فروش، بازاریابی، تولید، منابع انسانی و غیره استفاده میشوند. ERP میتواند مزایای زیادی برای سازمانها و صنایع داشته باشد، از جمله بهبود بهرهوری، افزایش کارایی، کاهش هزینهها و بهبود تصمیمگیری.
با این حال، برای بهرهمندی از مزایای ERP، کارکنان سازمان باید آموزشهای لازم را برای استفاده از این سیستمها دریافت کنند. آموزش به کارکنان برای استفاده از ERP اهمیت زیادی دارد و میتواند نقش مهمی در موفقیت اجرای این سیستمها ایفا نماید.
اهمیت آموزش درست و عمیق ERP به کارکنان:
- افزایش بهرهوری و کارایی: آموزش به کارکنان برای استفاده از ERP میتواند به آنها کمک کند تا فرآیندهای کسبوکار را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند. این امر میتواند منجر به افزایش بهرهوری و بازدهی کسبوکار شود.
- کاهش هزینهها: کارکنانی که ERP را به خوبی یاد میگیرند به سازمانها و صنایع کمک میکنند تا هزینههای عملیاتی خود را کاهش دهند. این امر به دلیل اتوماسیون فرآیندها و کاهش خطاهای نیروی انسانی میباشد.
- بهبود تصمیمگیری: آموزش ERP به کارکنان به آنها کمک میکند تا دادههای کسبوکار را بهتر درک کنند و تصمیمات بهتری بگیرند. این امر میتواند منجر به بهبود عملکرد سازمان شود.
- افزایش رضایت مشتری: نیروی انسانی میتواند با یادگیری و کاربرد درست ERP خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهد. این امر میتواند منجر به افزایش رضایت مشتری شود.
عوامل موثر در آموزش ERP به کارکنان:
در طراحی و اجرای برنامههای آموزشی برای کارکنان برای استفاده از ERP، باید عوامل مختلفی را در نظر گرفت. برخی از این عوامل عبارتند از:
- سطح دانش و مهارت کارکنان: قبل از طراحی برنامههای آموزشی، باید سطح دانش و مهارت کارکنان در زمینههای مختلف کسبوکار ارزیابی شود. این امر به تعیین نیازهای آموزشی کارکنان کمک میکند.
- دامنه ERP : ERP سیستمهای پیچیدهای هستند که دامنه وسیعی از فرآیندهای کسبوکار را پوشش میدهند. بنابراین، برنامههای آموزشی باید به گونهای طراحی شوند که تمام نیازهای آموزشی کارکنان را پوشش دهند.
- روشهای آموزشی: روشهای آموزشی مختلفی برای آموزش کارکنان برای استفاده از ERP وجود دارد. انتخاب روشهای آموزشی مناسب به عوامل مختلفی از جمله سطح دانش و مهارت کارکنان، بودجه و زمان موجود بستگی دارد.
روشهای آموزش ERP مختلف است. شما باید با توجه به محیط کاری خود و کارکنان و نیز منابع و محدودیتها، روش مدنظر خود را برای آموزش ERP انتخاب کنید.
پیشنهاد اتود برای مطالعهی بیشتر: SaaS چیست و در تحول دیجیتال چه نقشی دارد؟
برخی از رایجترین روشهای آموزشی ERP عبارتند از:
- آموزش حضوری: آموزش حضوری یکی از رایجترین روشهای آموزشی ERP است. در این روش، مدرس به صورت مستقیم با کارکنان تعامل دارد و آموزشهای لازم را به آنها ارائه میدهد.
- آموزش آنلاین: آموزش آنلاین روش دیگری است که برای آموزش کارکنان برای استفاده از ERP استفاده میشود. در این روش، کارکنان میتوانند آموزشهای لازم را به صورت خودخوان و در زمان و مکان دلخواه خود دریافت کنند.
- آموزش ترکیبی: ترکیبی از آموزش حضوری و آنلاین است. در این روش، کارکنان ابتدا آموزشهای پایه را به صورت حضوری دریافت میکنند و سپس آموزشهای تکمیلی را به صورت آنلاین میگذرانند.
حمایت حداکثری مدیران و سهامداران را برای انتقال به ERP جلب کنید.
برای اطمینان از موفقیت پیادهسازی و اجرای ERP، کسب رضایت همهی مدیران و سهامداران ضروری است. در واقع کسب موافقت همهی افراد شریک در پیادهسازی و اجرای ERP یک عنصر حیاتی برای دستیابی به یک ERP موفق و کاربردی است. با درک نیازهای مدیران و سهامداران، مشارکت دادن آنها در تصمیم گیری و ارتباط موثر در مورد مزایای پروژه، سازمانها و صنایع میتوانند محیطی را ایجاد کنند که فرهنگ همکاری را ترویج میدهد و احتمال دستیابی به نتایج مورد نظر را بالا میبرد. به یاد داشته باشید، پیاده سازی ERP فقط به معنای مجموعهای از ابزارهای دیجیتال نیست، بلکه دربارهی استفادهی روزمره، درست و کاربردی تمام اعضای کسبوکار ازین سیستم است.
مهمترین دلایل کسب رضایت و حمایت مدیران و سهامداران برای انتقال به سیستم ERP:
- افزایش حمایت: هنگامی که ذینفعان احساس مشارکت و آگاهی از امور دارند، بیشتر از پروژه ERP و اهداف آن حمایت خواهند کرد. این حمایت به تعهد بیشتر، تخصیص منابع و همکاری در طول فرآیند پیادهسازی منجر میشود.
- کاهش مقاومت در برابر تغییر: پیادهسازی ERP اغلب شامل تغییراتی در فرآیندها و گردش کار موجود است. موافقت مدیران و سهامداران به کاهش مقاومت در برابر تغییر کمک می کند و با تقویت درک، پذیرش و همکاری بین کسانی که تحت تأثیر تحول قرار میگیرند، به دست میآید.
- افزایش احتمال موفقیت پروژه: با هماهنگ کردن منافع و انتظارات مدیران و سهامداران و جلب موافقت آنها احتمال موفقیت پروژهی ERP افزایش مییابد. در واقع اگر مدیران و سهامداران به قهرمانان پروژهی ERP تبدیل شوند، اجرای درست و به موقع ERP و دستیابی به نتایج مورد نظر راحتتر خواهد بود.
حالا که مزیتهای کسب حمایت مدیران و سهامداران را دانستید وقت آن است که به این پرسش پاسخ دهیم: برای کسب حمایت مدیران و سهامداران برای انتقال به سیستم ERP باید چه کار کنیم؟
چند استراتژی برای مشارکت و کسب رضایت مدیران و سهامداران در جهت کاربرد و استفاده از سیستم ERP:
- شناسایی افراد موثر: با شناسایی تمام افراد یا گروههایی که علاقهای دارند یا تحت تأثیر تحول ERP قرار میگیرند، شروع کنید. آنها را بر اساس سطح نفوذ، قدرت تصمیمگیری و نگرانیهای بالقوهی آنها طبقهبندی کنید.
- درک نیازها و انتظارات: با هر گروه از ذینفعان، در ارتباطاتی باز و شفاف مشارکت کنید. به طور فعال به نیازها، نگرانی ها و انتظارات آنها در مورد پیادهسازی ERP گوش دهید.
- ارتباط و مشارکت هدفمند: رویکرد ارتباطی خود را برای هر گروه از افراد موثر، با در نظر گرفتن سطح تخصص فنی، نقشها و فرایندهای تصمیمگیری آنها، تنظیم کنید. از کانالهای مناسب و رایج ارتباطی استفاده کنید تا اطلاعات را به طور موثر منتقل کنید و نگرانیها را برطرف سازید.
- مشارکت ذینفعان در تصمیمگیری: فرصتهایی را برای ذینفعان فراهم کنید تا در فرآیند تصمیمگیری مربوط به پروژهی ERP شرکت کنند. این فرصتها میتوانند شامل نظرسنجیها، گروههای متمرکز یا تشکیل کارگاههایی باشد که ذینفعان میتوانند نظرات و بازخورد خود را ارائه دهند.
- مواجهه با نگرانیها و مدیریت انتظارات: به طور پیشگیرانه نگرانیهای مدیران و سهامداران و مدیریت انتظارات در طول پیادهسازی ERP را پیگیری کنید. در مورد چالشهای احتمالی شفاف باشید و به طور منظم پیشرفت پروژه را اطلاع رسانی کنید.
- برجسته سازی مزایا و ارزش پیشنهادی: مزایا و ارزش پیشنهادی سیستم ERP را برای هر گروه از ذینفعان به وضوح بیان کنید. نشان دهید که چگونه ERP به نیازهای خاص آنها پاسخ میدهد و به اهداف کلی آنها کمک میکند.
- ایجاد یک برنامهی ارتباطی: یک برنامهی ارتباطی جامع ایجاد کنید که جزئیات، قالب و کانالهای ارتباط مداوم با سهامداران را مشخص کند. از به روزرسانیهای منظم اطمینان حاصل کنید، نگرانیها را برطرف سازید و شفافیت را در طول چرخهی عمر پروژه حفظ کنید.
- به رسمیت شناختن و پاداش دادن به مشارکتها: مشارکت ذینفعان را در طول پیادهسازی ERP به رسمیت بشناسید و قدردانی کنید. نقش آنها را در موفقیت پروژه به رسمیت بشناسید و حس مالکیت و دستاورد را تقویت کنید.
ارتباط مؤثر با کارکنان در طول پیادهسازی و اجرای ERP
اهمیت تعامل و همفکری مؤثر با کارکنان برای اجرای موفق سیستم ERP
استقرار یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) میتواند اقدامی تحولی برای هر سازمانی باشد. استفاده از ERP تغییرات قابل توجهی را در فرآیندهای کسبوکار، گردش کار و نقشهای کارکنان ایجاد میکند. مانند هر تغییر بزرگ، ارتباط مؤثر نقشی اساسی در اطمینان از موفقیت اجرای ERP ایفا میکند. با حمایت و پشتیبانی از کارکنان در طول فرآیند اجرای ERP، سازمانها میتوانند موانع و چالشها را به حداقل برسانند، فرهنگ همکاری را تقویت کنند و نتایج مورد نظر اجرای موفق ERP را محقق سازند.
دلایل ضرورت ارتباط مؤثر با کارکنان برای پیادهسازی و اجرای ERP:
- کاهش عدم اطمینان و اضطراب: ارتباطی شفاف و مداوم به کاهش نگرانیها و اضطراب کارکنان در مورد تغییراتی که ایجاد میشوند، کمک میکند. با ارائهی اطلاعات دقیق و به موقع، سازمانها میتوانند شایعات و سوءتفاهمها را برطرف کرده و حس اعتماد میان اعضاء را تقویت کنند.
- ارتقای دانش کارکنان: ارتباط موثر باعث میشود تا کارکنان از هدف، دامنه و تأثیر ERP آگاه شوند. این آگاهی برای جلب موافقت کارکنان ضروری است چراکه در این صورت کارکنان میتوانند با سیستم و فرآیندهای جدید سازگار شوند.
- ترویج فرهنگ همکاری و مدیریت تغییر: ارتباط شفاف و روشن، همکاری و تیمسازی را میان کارکنان تسهیل میکند، به آنها امکان میدهد تا در طول فرآیند پیادهسازی به طور مؤثر با هم کار کنند. این همکاری برای مدیریت تغییر و غلبه بر چالشهای غیرمنتظره ضروری است.
- بهبود روحیه و افزایش مشارکت کارکنان: هنگامی که کارکنان احساس می کنند که به آنها دربارهی تغییرات جدید اطلاع داده شده و ارزشمند هستند، تمایل به مشارکت بیشتری پیدا میکنند. این تمایل میتواند منجر به بهرهوری بیشتر، کاهش مقاومت در برابر تغییر و ایجاد تجربهای مثبت در طول پیادهسازی و اجرای ERP شود.
۱۵ دادهی آماری دربارهی بازدهی کاری کارکنان
چگونه برای اجرای ERP ارتباطی مؤثر و تعاملی سازنده با کارکنان برقرار کنیم؟
برای برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان در طول فرآیند پیادهسازی و اجرای ERP، سازمانها و صنایع میتوانند طیف وسیعی از استراتژیها را اجرا کنند. از جملهی مهمترین این استراتژیها برای برقراری یک ارتباط مؤثر میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. ایجاد یک برنامهی ارتباطی واضح و شفاف: یک برنامه ارتباطی جامع ایجاد کنید که جزئیات، قالبها و کانالهای ارتباط با کارکنان را مشخص کند. این برنامه باید نیازها و ترجیحات مختلف گروههای متنوع کارکنان را در نظر بگیرد.
۲. تعیین مدیر ارتباطات: فرد یا تیم خاصی را برای نظارت بر تلاشهای ارتباطی تعیین کنید. این فرد یا تیم مسئول هماهنگی پیامها، پاسخگویی به سوالات کارکنان و رسیدگی به مسائل و چاشهای ارتباطی احتمالی است.
۳. استفاده از یک رویکرد چند وجهی: از انواع مختلف کانالهای ارتباطی برای برقراری تعاملی سازنده با همهی کارکنان استفاده کنید، از جمله خبرنامههای شرکتی، اطلاعیههای اینترانتی، جلسات جمعی، جلسات فردی و به روزرسانی وضعیت از طریق ارسال ایمیل.
۴. تطبیق ارتباط با نقشهای کارکنان: پیام های ارتباطی را با نیازها و نگرانیهای خاص گروههای مختلف کارکنان مطابقت دهید. نقشها، مسئولیت ها و تأثیر بالقوهی سیستم ERP را در نظر بگیرید.
۵. استفاده از زبانی ساده و واضح: از اصطلاحات فنی یا زبان بیش از حد پیچیده اجتناب کنید. به روشی مستقیم ارتباط برقرار کنید که برای همهی کارکنان قابل فهم باشد.
۶. تأکید بر مزایا: مزایای اجرا و کاربرد ERP را برای کارکنان به وضوح بیان کنید. شرح دهید که چگونه سیستم جدید نحوهی کار آنها را بهبود میبخشد، بهرهوریشان را افزایش میدهد و به موفقیت کلی سازمان کمک میکند.
۷. رسیدگی سریع به نگرانیها و سؤالات: به طور فعال به نگرانیها و سؤالات کارکنان در طول فرآیند گوش دهید. به سرعت پاسخ دهید و سؤالات آنها را با شفافیت و همدلی پاسخ دهید.
۸. ارائهی آموزش و پشتیبانی مستمر: آموزش و پشتیبانی جامعی به کارکنان در هنگام انتقال به سیستم ERP جدید ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که ٖآنها به منابع، مستندات و کمک دسترسی دارند.
۹. به رسمیت شناختن و پاداش دادن به مشارکتهای کارکنان: تلاشهای کارکنانی که به طور مثبت به اجرای ERP کمک میکنند را به رسمیت بشناسید و قدردانی کنید. این به رسمیت شناختن میتواند باعث بالا رفتن روحیهی همکاری و افزایش بازدهی کاری میشود.
۱۰. تشویق بازخورد و بهبود مستمر: به طور منظم از کارکنان در مورد فرآیند ارتباطی نظرسنجی کنید. از بازخورد آنها برای شناسایی زمینههای بهبود و ظرافت استراتژیهای ارتباطی در طول پیادهسازی و اجرای ERP استفاده کنید.
نتیجهگیری:
در دنیای پویای کسبوکارها، سازمانها به طور مداوم در جستجوی راههایی برای بهینه سازی عملیات خود، بهبود بهرهوری و کسب مزیت رقابتی هستند. سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به ابزارهای قدرتمندی برای دستیابی به این اهداف تبدیل شدهاند، که یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت جنبههای مختلف یک سازمان، از حسابداری و مالی گرفته تا مدیریت زنجیره تامین و منابع انسانی، ارائه میدهد. با این حال، آغاز یک سفر تحول ERP یک کار پیچیده است که نیاز به برنامه ریزی دقیق، اجرای استراتژیک و تعهد قاطع دارد.
پایهی اجرایی موفق ERP در ایجاد یک چشمانداز واضح و قانع کننده است که نتایج مورد انتظار را بیان کند و با اهداف راهبردی کلی سازمان همسو باشد. این چشمانداز باید به خوبی تعریف شده، قابل اندازهگیری و قابل دستیابی باشد، که یک نقشهی راه برای آغاز شروع کار با سیستم ERP را ارائه دهد.
یک چشمانداز واضح به عنوان یک چراغ عمل میکند، فرآیندهای تصمیمگیری سازمان را هدایت میکند و ازینکه هر قدم با نتایج مورد انتظار مطابقت دارد اطمینان مییابد. این چشمانداز به اولویتبندی وظایف، تخصیص منابع بهینه و حفظ تمرکز در طول فرآیند اجرای ERP کمک میکند.
اجرای موفق ERP یک تلاش انفرادی نیست؛ به مشارکت و موافقت جمعی همهی مدیران، سهامداران و ذینفعان نیاز دارد. این مشارکت فقط شامل مدیران ارشد و سهامدارن نیست، بلکه کارکنانی از بخشهای مختلف نیز هستند که مستقیماً تحت تأثیر تغییراتی قرار میگیرند که توسط سیستم ERP جدید معرفی می شوند. اخذ موافقت از ذینفعان شامل ارتباط موثر، شفافیت و تمایل واقعی برای رسیدگی به نگرانیها است. ذینفعان را در فرآیند برنامهریزی مشارکت دهید، نظرات آنها را بخواهید و به سوالاتشان به سرعت پاسخ دهید. با مشارکت دادن تمام افراد از همان ابتدای پروژهی ERP، شما حس مالکیت و مسئولیت را تشویق میکنید، که احتمال موفقیت در اجرای ERP را بالا میبرد.
ارتباط موثر قلب هر پروژهی موفقی است، و پیاده سازی ERP نیز از این قاعده مستثنی نیست. در طول پیادهسازی و اجرای ERP حفظ ارتباط باز و شفاف با همهی کارکنان بسیار مهم است، اطمینان حاصل کنید که آنها از پیشرفت، چالشها و تصمیمات مهم مطلع هستند.
به روزرسانیهای منظم، جلسات عمومی و بحثهای یک به یک میتواند به کاهش اضطراب، رسیدگی به نگرانیها و حفظ حس مشارکت در میان کارکنان کمک کند. بسیار مهم است که به طور فعال به بازخوردها گوش دهید، پاسخگوی نگرانیها باشید و آموزش و برای کمک به کارکنان در سازگاری با سیستم جدید پشتیبانی مداوم به آنان ارائه دهید.
اجرای ERP یک پروژهی تحول آفرین است که نیاز به یک رویکرد جامع دارد که شامل چشم انداز، مشارکت ذینفعان و ارتباط موثر است. با ایجاد یک چشم انداز واضح، کسب موافقت از همهی مدیران و سهامداران و حفظ کانالهای ارتباطی، سازمانها میتوانند با اعتماد به نفس در به اجرا رساندن و کاربرد ERP موفق شوند، اختلالات را به حداقل برسانند واحتمال موفقیت را بالا ببرند.
به یاد داشته باشید که ERP فقط در مورد پیادهسازی یک سیستم نرمافزاری جدید نیست؛ اجرای موفقیتآمیز ERP در گرو تغییر فرهنگ، فرآیندها و ذهنیت سازمانی است. با اتخاذ رویکرد مشارکتی و متمرکز بر نیروی انسانی، سازمانها میتوانند از قدرت ERP برای دستیابی سریعتر و آسانتر به اهداف و موفقیتهای کاری استفاده کنند.
منابع:
بررسی امکانات و قابلیتهای شرکت فناوری اطلاعات اتود
بررسی قابلیتهای پامیکا
پادکست Digital Transformation with Eric Kimberling
ERP و تحول دیجیتال