تحول دیجیتال در برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات

تحولی نو در رویدادها و جلسات 

در دو سال گذشته، شاهد تغییرات بی‌سابقه‌ای در تمامی صنایع و سازمان‌ها بودیم. در حالی که در دوران همه‌گیری بیماری کرونا، انسان‌ها، وضع سلامت و اکوسیستم دچار مشکلات و سختی‌های فراوانی شدند اما در این میان گسترش و پیشرفت فناوری یکی از پیامدهای مثبت در همه‌ی صنایع و مشاغل بود. یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که در این دوران بیش از پیش دچار تحول دیجیتال شد؛ مدیریت جلسات و برگزاری رویدادها بود. 

در این مدت بسیاری از سازمان‌ها مدل‌های عملیاتی و درآمدی خود را تغییر دادند و برخی حتی مدل کسب‌وکار خود را به طور کامل تغییر دادند. جهان دیجیتال شد و ما شاهد تحولات دیجیتالی سریعی در اطراف خود بودیم که نحوه‌ی عملکرد ما را تغییر دادند. فناوری اطلاعات تبدیل به پایه و اساس همه چیز شد و داده به یک دارایی ارزشمند تبدیل شد. این وضعیت جدید ماست و امروزه سازمان‌ها و صنایعی که پذیرای این تغییرات هستند، موفق خواهند شد.

راهنمای جامع برگزاری جلسات روزانه

در میان پیشرفت و تغییر شکل عملیات مختلف کاری، بخش برگزاری رویداد و جلسات و نیز مدیریت جلسات کُندتر از سایر بخش‌ها پذیرای تحول دیجیتال بوده است چرا که، همواره اعتقادی بر «حضوری بودن» رویداد‌ها و جلسات سخت قدرت‌نمایی کرده است! اما در دو سال گذشته (۲۰۱۹ تا ۲۰۲۱) بسیاری از رویدادها و جلسات نیز برای برگزاری مجبور به پذیرش و استفاده از ابزارهای دیجیتال شدند و توانستند همسو با سایر فرآیند‌های کاری در جهت تحول دیجیتال حرکت کنند. 

پیشنهاد اتود برای مطالعه‌ی بیشتر: تحول دیجیتال در سازمان‌های متوسط

در دوران پیش از شروع کوید-۱۹ ، برگزاری رویدادهای حضوری گزینه‌ای رایج و همیشگی محسوب می‌شد ولی امروزه برگزاری رویدادها و جلسات به صورت مجازی و تلفیقی (حضوری/مجازی) گزینه‌ی اصلی هستند. در حالی که برخی از سازمان‌ها و صنایع قصد دارند به برگزاری جلسه و یا رویدادهای حضوری بازگردند، اکثریت، حالت مجازی و یا تلفیقی جلسات و رویدادها را به عنوان گزینه‌ی اول خود در نظر می‌گیرند و امکان حضور در جلسات و رویدادها را از راه دور فراهم می‌کنند.

داده‌ها و آمار زیر نشان‌دهنده‌ی روند رویدادهای تلفیقی و مجازی هستند:

براساس اطلاعات و نظرسنجی‌های جهانی گرد‌آوری شده:‌

• طبق یک نظرسنجی انجام شده توسط انجمن سفرهای تجاری جهانی (GBTA)، تعداد افرادی که معتقد بودند اثرات و کارکردهای رویدادها و جلسه‌های مجازی با حضوری برابر است از ۳٪ در سال ۲۰۱۹ میلادی به ۱۹٪ در سال ۲۰۲۰ میلادی افزایش یافته است.
•  طبق یک نظرسنجی در شبکه‌ی اجتماعی، ۷۲٪ برگزارکنندگان رویداد و جلسه می‌خواهند به برگزاری‌های مجازی ادامه دهند و ۷۷٪ به راه‌حل‌های تلفیقی علاقه‌مند هستند.
• HubSpot در طی پژوهش‌هایش متوجه شد که ۴۰٪ بازاریابان قصد دارند سرمایه‌گذاری خود در رویدادهای مجازی، وبینارها و کنفرانس‌ها را در سال ۲۰۲۲ افزایش دهند، که نشان‌دهنده‌ی یک روند عظیم به سمت برگزاری رویدادها و جلسات تلفیقی است.

عصر جدید رویدادها و جلسات

تکنولوژی‌های نوآورانه و کارآمد روز‌به‌روز درحال افزایش و توسعه هستند و سازمان‌ها و صنایع نیز اکنون ازین ابزارهای دیجیتال برای برگزاری رویدادها و جلسات خود استفاده می‌کنند.

بعضی از این فناوری‌ها تبدیل به بخشی از زندگی روزمره‌ی ما شدند، در حالی که برخی هنوز جایگاه خود را در جوامع حرفه‌ای پیدا نکرده‌اند. با این حال، با ارزان‌تر شدن فناوری‌ها، همه‌ی ابزارهای دیجیتال نوظهور و فناوری‌های نوآورانه به شیوه‌ای عادی برای برگزاری و مدیریت جلسات و رویدادها تبدیل می‌شوند.

برای مثال در حال حاضر یک هدست واقعیت مجازی (VR) مناسب در حال حاضر با قیمتی در حدود ۳۰۰-۶۰۰ دلار در بازار موجود است. (البته برخی ازین هدست‌ها در محدوده‌ی قیمتی ۵،۰۰۰ دلار هستند) نکته‌ی قابل توجه این‌که قیمت این هدست‌ها در یک دهه‌ی گذشته به شدت کاهش یافته است، زیرا فناوری‌های مختلف در دسترس و ارزان شدند و با ورود رقیبان بیشتر به بازار تکنولوژی، گسترش یافته‌اند.

آمادگی برای دنیای جلسات دیجیتال

• ما به شما برای برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات، اقدامات زیر را برای زمان حال و آینده‌ی نزدیک توصیه می کنیم تا برای آینده‌ی دور و دنیایی کاملاً دیجیتال آماده شوید.
  
  با اقدامات ساده‌ی زیر شروع کنید: 
• روش تلفیقی (مجازی/حضوری) نیاز به درنظر گرفتن ترجیح‌های شرکت‌کنندگان دارد پس بهتر است این اقدامات را انجام دهید:
  فراهم کردن گزینه انتخاب بین حضور فیزیکی و حضور مجازی.
• سرمایه گذاری در فناوری‌هایی برای کمک به رای گیری، ثبت نام، پخش زنده‌ی محتوای ارائه شده در محل حضور، بازی سازی (گیمیفیکیشن) برای شرکت کنندگان مجازی و ...
•  فراهم کردن تیم پشتیبانی فنی ۲۴/۷: این نوع پشتیبانی می تواند برای شرکت‌کنندگان، تیم ضبط ویدئو، عکاسان، مهندسین صدا، مهندسین ویدئو، کارکنان پلتفرم تکنولوژی رویداد و ... درنظر گرفته شود.

برای مطالعه‌ی عمیق‌تر درباره‌ی تحول دیجیتال: 

۳ مرحله در تحول دیجیتال موفق

• کلید اصلی، استراتژی درست برای خرید تجهیزات و پلتفرم است
• امکان تغییر به مناطق جغرافیایی دیگر را که امکان همکاری با فروشندگان و شرکای بهتری را به شما می‌دهد، فراهم کنید.
•  اولویت را با فروشندگانی درنظربگیرید که فضا و مکان در مناطق مختلف دارند و با کمترین هزینه امکان تغییر تاریخ را فراهم می کنند.
  
  

رویدادها و جلسات در آینده‌ی نزدیک:

برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات در آینده‌ی نزدیک چگونه خواهد بود؟

اگر اقدامات اولیه‌ی فوق را انجام داده‌اید حالا وقت آن است که با انجام کارهای زیر خود را برای آینده‌ی نزدیک تحول دیجیتال در رویدادها و جلسات آماده کنید: 

• به کارگیری فناوری‌های پیشرفته‌تر: بودجه برای برگزاری رویدادهای و مدیریت جلسات باید شامل هزینه‌های مربوط به گنجاندن و به کار گیری فناوری‌های جدید مانند چک کردن بدون تماس، شناسایی چهره، واقعیت افزوده (AR) / VRو ... باشد که به زودی به عنوان روش عادی متداول خواهند شد.
• همیشه یک برنامه‌ی پشتیبان یا همان plan B و حتی C و D برای برنامه‌ریزی جلسات داشته باشید تا درمقابل اتفاقات ناگهانی آماده باشید چراکه جلسات تلفیقی ممکن است با مشکلات زیادی رو‌به‌رو شوند. 
  
  

تحول دیجیتال در برگزاری رویدادها و جلسات

به سوی آینده‌ای دور در برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات 

در حال حاضر با توجه به تحولات پیش‌رو باید پذیرفت که برگزاری رویدادها و جلسات وارد مرحله‌ای نوین و با ساختاری کاملاً متفاوت شده‌اند. پس لازم است برای بهره‌مندی از ویژگی‌های جدید برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات، بر روی تکنولوژی‌های نوین و افرادی که می‌توانند از پتانسیل این تکنولوژی‌ها به بهترین نحو استفاده کنند سرمایه‌گذاری کنید. استفاده از پیشرفته‌ترین و جدید‌ترین تکنولوژی‌ها اگر با رویکردی درست و دقیق باشد، سازمان‌ها و صنایع را به رأس بازار هدایت می‌کند.

مروری بر مهم‌ترین نکات برگزاری جلسات

نحوه‌ی برنامه‌ریزی برای جلسات با کمک تکنولوژی‌های جدید 

کسانی که وظیفه برنامه ریزی یا سازماندهی یک جلسه کاری را دارند، مسئول تهیه‌ی تجهیزات لازم و اطلاع دادن به شرکت‌کنندگان درباره‌ی تاریخ، زمان و مکان جلسه هستند. لیست زیر بهترین راه‌های برنامه ریزی برای یک جلسه‌ی کاری را بررسی می‌کند تا مطمئن شویم که جلسه مفیدی در پیش داریم.

دلیل برگزاری جلسه را مشخص کنید

قبل از اینکه بتوانید سایر مراحل سازمانی را تکمیل کنید، باید دلیلی برای تشکیل جلسه داشته باشید. یعنی نوع جلسه‌‌ای که میخواهید داشته باشید و اهداف و نکات اصلی مورد بحث را مشخص کنید.

تاریخ و زمان مناسب را مشخص کنید

تاریخ، زمان و محل برگزاری را برای جلسه خود تعیین کنید. حتما به برنامه‌ی شرکت‌کنندگان در جلسه نیز توجه داشته باشید و زمانی را انتخاب کنید که امکان مشارکت حداکثری برای دعوت شدگان وجود داشته باشد و با سایر جلسات یا برنامه‌های دیگر تداخل نداشته باشد. به همین دلیل بهتر است زمان جلسه را با مشارکت شرکت کنندگان انتخاب کنید.

برای مشارکت دادن اعضا در انتخاب زمان جلسه و نطرسنجی از آن‌ها می‌توانید از اپلیکیشن استفاده کنید که به همین منظور طراحی شده است. با تایم‌یاب می توانید نظر افراد را در خصوص زمان جلسه باچند کلیک دریافت کنید و به راحتی بهترین زمان جلسه را که مورد توافق اکثریت اعضا باشد انتخاب نمایید. تایم‌ یاب نظرسنجی زمان جلسه، هماهنگی‌ها و ارسال دعوتنامه‌ها را با چند کلیک برای ما انجام می‌دهد.

تجهیزات لازم را آماده کنید

ترجیحاً هر فردی که در جلسه قصد توضیح مطلبی را دارد، یک اسلاید شو آماده کند و یک طرح کلی از ارائه خود را برای شرکت کنندگان ارسال نماید. آماده‌سازی مطالب جلسه می‌تواند بخش مهمی از یک جلسه موفق باشد.

دستورجلسه بنویسید

نکات اصلی که می‌خواهید در طول جلسه پوشش دهید را یادداشت کنید و دستور کار را با کمک همدیگر چند روز قبل از جلسه آماده کنید. داشتن دستورجلسه به همه کمک می‌‌کند تا از نظر ذهنی برای مطالبی که در مورد آن‌ها صحبت خواهد شد آماده باشید. هم چنین با ارسال دستورجلسه برای دعوت شدگان کمک می‌کنید تا آن‌ها با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر شوند و مشارکت بیشتری در جلسه داشته باشند.

یکی از پرمخاطب‌ترین سرویس‌های پامیکا سرویس مدیریت جلسات است. با استفاده از این ابزار کاربردی به آسانی می‌توانید در یک تقویم زمانی جلسات خود را وارد کرده و جزییات آن مانند شرکت‌کنندگان، نوع جلسه، دستورجلسه و .. را مشخص کنید. در واقع مجموع خدمات تایم یاب و سرویس مدیریت جلسات پامیکا برای شما مجموعه‌ای کامل از تمام ابزارهای دیجیتالی که برای برگزاری رویداد‌ها و جلسات نیاز دارید را فراهم می‌کند و گامی مهم در راستای تحول دیجیتال در برگزاری و مدیریت رویدادها و جلسات محسوب می‌شود.

 پیشنهاد پامیکا به شما برای مطالعه‌ی بیشتر درباره‌ی برگزاری انواع جلسات کاری: 

آشنایی با انواع جلسات کاری و نحوه‌ی برگزاری آن‌ها

نتیجه‌گیری: 

دنیای امروز با سرعتی باورنکردنی به سوی استفاده از ابزارهای دیجیتال و به کارگیری جدیدترین تکنولوژی‌ها پیش می‌رود. ارزان‌تر شدن تکنولوژی‌های کاربردی و تنوع زیاد محصولات و خدمات دیجیتال، گستردگی استفاده از فناوری‌های جدید را در سازمان‌ها و صنایع افزایش داده است اما در این بین تا دو سال پیش هنوز برگزاری رویدادها و جلسات تا حدود زیادی به سنت حضور فیزیکی شرکت‌کنندگان پایبند بود و کمتر از سایر بخش‌های سازمانی به استفاده از تکنولوژی تمایل داشت تا این‌که با شروع همه‌گیری کوید-۱۹ روش برگزاری و مدیریت رویدادها و جلسات به سرعت تغییر کرد و این بخش مهم نیز پذیرای تکنولوژی‌های جدید و ابزارهای دیجیتال شد. 

امروزه با فناوری‌هایی مانند واقعیت مجازی، واقعیت افزوده، شبیه‌سازی‌های ۳ بعدی از فضاهای متنوع، تشخیص چهره و.. برگزاری جلسات و رویدادهای مجازی و تلفیقی نیز دستخوش پیشرفت‌ها و تغییرهای مداوم هستند پس بهتر است هرچه زودتر سازمان‌ها و صنایع نیز با این فناوری‌ها آشنا شده و با صرف زمان و سرمایه پذیرای تحول دیجیتال برای برگزاری و مدیریت سازمان‌ها و صنایع باشند. 

منابع: 

مقاله‌ی انواع جلسات کاری و نحوه‌ی برگزاری آن‌‌ها

از وبسایت Timeyab

 مقاله‌ی Digital transformation in meetings and events industry: ZS POV

از وبسایت linkedin