آمادگی برای جلسات هیئت مدیره، در ظاهر ممکن است فرآیند‌ی ساده و ابتدایی به نظر برسد که نیازی به تلاش و صرف زمان چندانی نداشته باشد ولی باید بدانید که صرف زمان و انرژی برای حضور در جلسات هیئت مدیره، شما را از یک عضو متوسط هیئت مدیره به عضوی مؤثر با عملکرد بالا تبدیل می‌کند. پس اگر در حال خواندن این مقاله هستید، شما قصد دارید نحوه‌ی عملکرد و تأثیر خود در هیئت مدیره را افزایش دهید.
مطمئن باشید که برنامه‌ریزی و آماده‌سازی مناسب، از عملکرد ضعیف در هیئت مدیره جلوگیری می‌کند. در ادامه‌ی این مقاله درباره‌ی نحوه‌ی برنامه‌ریزی و آمادگی برای برای جلسات بیشتر توضیح می‌دهیم.
بهترین راه آماده شدن برای جلسات هیئت مدیره چیست؟
بهترین روش آمادگی برای جلسهی هیئت مدیره، فراتر از خواندن ساده‌ی دستور جلسه و مرور مدارک و مستندات ارسالی است! برای درک این موضوع، ابتدا بهتر است نگاهی مختصر به هدف جلسات هیئت مدیره بیندازیم. درک هدف جلسهی هیئت مدیره به درک هدف خود اعضای هیئت مدیره برای حضور در جلسه نیز کمک می‌کند.
بیایید از سطح کلان به خرد حرکت کنیم تا درکی مشترک از اصول اساسی آمادگی برای جلسات هیئت مدیره ایجاد کنیم، سپس در ادامه بررسی می‌کنیم که چگونه این آمادگی تبدیل به فعالیت‌هایی می‌شود که در حین برگزاری جلسه، دارید.
هدف برگزاری جلسات هیئت مدیره
زمانی کافی به مطالعه‌ی مدارک و مستندات و دستور جلسه اختصاص دهید.
مدارک و مستندات جلسات هیئت مدیره اغلب می‌توانند بسیار قطور باشند. تعداد مدارک، گزارشات و دستور جلسه بستگی به میزان برگزاری جلسات، مدت زمان جلسه، نوع سازمان، و موضوعات و پیچیدگی آن‌ها دارد.
برای مثال، در یکی از هیئت مدیره‌هایی که هر دو ماه یک‌بار تشکیل جلسه می‌داد، مدارکی که اعضا باید قبل از جلسه بررسی می‌کردند معمولاً بیش از ۱۰۰ صفحه بود. بسته‌‌ای منظم و مختصر از مهم‌ترین نکات و گزارش‌ها باعث شد جلسات ما مفیدتر باشند، زیرا بیشتر اطلاعات لازم پیش از جلسه به دست ما می‌رسید و همه به خوبی آماده بودند.
در حالت ایده‌آل، باید گزارش‌های ارائه شده به هیئت مدیره را حداقل یک هفته قبل از جلسه دریافت کنید -اگر این‌طور نیست، برای اجرای این روند تلاش کنید.- با این فرض، زمانی را در تقویم یا دفتر برنامه‌ریزی خود برای آماده‌سازی جلسه رزرو کنید. از آنجا که تاریخ‌های جلسات هیئت مدیره معمولاً یک سال قبل برنامه‌ریزی می‌شوند، تنظیم زمانی منظم برای آماده‌سازی کار ساده‌ای است. زمانی را انتخاب کنید که با بهترین زمان تفکر و تمرکز شما همزمان باشد و فرصت کافی برای مطالعه‌ی کامل، یادداشت‌برداری، اندیشیدن و جستجوی اطلاعات اضافی پیش از جلسه را فراهم سازید.
نکته: زمان مورد نیاز را بیش از مقدار معمول برآورد کنید و از آنجا برنامه‌ریزی را شروع کنید. به طور مثال خواندن ۱۰۰ صفحه از مستندات هیئت مدیره برای من حدود یک ساعت طول می‌کشد. هرگونه آماده‌سازی اضافی مثلاً تهیه و تحلیل اطلاعات غیررسمی را باید به این زمان اضافه کنید.
درخواست برای دریافت اطلاعات بیشتر و سؤال‌های خود را پیش از جلسه ارسال کنید.
اگر هنگام مطالعه، در دستور جلسه و گزارش‌ها به موردی برخوردید که نیاز به اطلاعات یا توضیحات بیشتری دارد تا بتوانید تصمیمی آگاهانه و مطمئن بگیرید، ایمیلی به شخص مربوطه -رئیس هیئت مدیره، مدیر عامل یا مسئول همتراز او - بفرستید و پرسش خود و نوع اطلاعات یا توضیحاتی که می‌خواهید دریافت کنید را بیان کنید. این کار مؤدبانه است، زیرا از مطرح شدن سؤالات در جلسه که نیاز به پیگیری بعدی دارند جلوگیری می‌کند و به جلسات کارآمد و تصمیم‌گیری‌های سریع کمک می‌کند.
اطلاعاتی فراتر از مدارک موجود، جستجو کنید
با مطالعه‌ی دستورجلسه، گزارش‌ها و مدارک و مستندات هیئت مدیره، ممکن است به برخی موضوع‌ها یا زمینه‌ها علاقه‌مند شوید. علاوه بر کسب اطلاعات از مدیریت هیئت مدیره در این زمینه، منابع اطلاعات خارجی و غیررسمی را نیز در صورت مناسب بودن بررسی کنید. این کار به شما دیدگاه و درک جامعی از موضوع می‌دهد و ممکن است نکات بحث بیشتری را برای مطرح کردن در جلسه به شما ارائه کند.
سؤالاتی که می‌خواهید در جلسه بپرسید را یادداشت کنید
اگر احساس می‌کنید که پرسش‌هایتان بار زیادی بر دوش مسئولین نمی‌گذارد و می‌تواند به درک بهتر همه در جلسه کمک کند، آن‌ها را در یادداشت کرده و با خود در جلسه به همراه داشته باشید.
همچنین، باید در جلسه هر سؤالی که به ذهنتان می‌رسد را همان زمان مطرح کنید و نگذارید ابهامی درمورد موضوع‌های مطرح شده در جلسه باقی بماند.
اگر در جلسه ارائه دارید، پاسخ این سؤال‌ها را مرور کنید: می‌خواهید چه بگویید؟ به دنبال چه هدفی هستید؟ و چگونه به آن خواهید رسید؟
ارائه‌ی شما در جلسهی هیئت مدیره می‌تواند شامل سیاست‌های جدیدی که می‌خواهید هیئت مدیره آن را بپذیرد باشد یا تسهیل بحثی درباره‌ی چگونگی مواجهه با یک مسئله‌ی استراتژیک یا چالش کاری. برای اعضای جدید هیئت مدیره، فرآیند سخنرانی و ارائه ممکن است اضطراب‌آور باشد؛ بنابراین تمرین کنید که می‌خواهید چه چیزی را ارائه دهید و چگونه ارائه دهید.
قصد خود برای حضور در جلسه را مشخص کنید.
قبل از جلسه به قصد و نیت خود برای حضور در جلسه فکر کنید و سعی کنید مقاصد و ارزش‌های خود را در به صورت شفاف و بی‌ابهام برای خود تعیین نمایید. این مسئله نه تنها برای حضور در جلسات هیئت مدیره اهمیت دارد بلکه برای داشتن حضوری مؤثر در تمام انواع جلسات، امری ضروری است.
اغلب فقط در جلسه حاضر می‌شویم و با جریان آن پیش می‌رویم. این کار خوب است، اگر جریان جلسه مثبت و در مسیر درست باشد. اما در هیئت مدیره این وضعیت همیشه برقرار نیست و گاهی اوقات احساسات بر ما غالب می‌شوند. مهم است که ذهن خود را آماده کنید و نیت یا هدفی برای نحوه‌ی رفتار و آنچه که می‌خواهید در جلسه به دست آورید تعیین کنید. داشتن یک جمله یا شعار که بتوانید در مواقعی که احساساتی می‌شوید یا وقتی ذهنتان منحرف می‌شود تکرار کنید، بسیار مؤثر است. جمله‌هایی مانند: «حضور داشته باش!» یا «آرام باش و رهبر باش»
حضور واقعی و کامل داشته باشید
وقتی در جلسهی هیئت مدیره شرکت می‌کنید، مطمئن شوید که به‌طور کامل آنجا هستید یعنی نه تنها حضور فیزیکی دارید بلکه تمام تمرکز و حواس شما نیز آن‌جاست.
همه‌ی وجودتان را به جلسه بیاورید. به موقع برسید، عوامل مزاحم را حذف کنید، در بحث‌ها شرکت کنید، به صحبت‌ها به دقت گوش دهید و مشارکتی سازنده داشته باشید. به عنوان یک مدیر وظیفه‌ی شما این است که مسئولیت‌هایتان را به طور مؤثر انجام دهید، و یکی از روش‌های خوب برای این کار، یادداشت‌برداری در طول جلسه است. این روش ساده‌ای برای حفظ تمرکز شما در لحظه و تمرکز روی جلسه است.
یک فرآیند مشخص ایجاد کنید.
بهترین توصیه‌ای که می‌توانم از تجربه‌ی خود ارائه دهم این است که فرآیند مخصوص به خودتان را ایجاد کرده و آن را تکرار کنید. امیدوارم این روش به شما کمک کند تا به‌طور مؤثر و کارآمد وظایف و مسئولیت‌های خود را به‌عنوان یک مدیر انجام دهید، از رفتارهای مبتنی بر بهترین شیوه‌ها پیروی کنید و به‌عنوان عضوی ارزشمند در هیئت مدیره که قدم‌های اضافی برمی‌دارد، شناخته شوید.
به فرآیند آمادگی در جلسات پایبند بمانید.
با داشتن یک رویکرد ساختاریافته برای آماده‌سازی جلسات هیئت مدیره، با احساس آرامش، آگاهی کامل و آماده‌ی بحث‌های ارزشمند وارد جلسات خود می‌شوید. این روحیه به هیئت مدیره کمک می‌کند تصمیم‌هایی مؤثر و کارآمد اتخاذ نماید. همکارانتان شما را به‌عنوان عضوی ارزشمند و مورد احترام خواهند شناخت و این باعث می‌شود که حضور در جلسات هیئت مدیره برایتان لذت‌بخش و رضایت‌بخش باشد.
منبع: وبسایت Boardpro
ترجمه و تألیف: شکیبا شخصیان
اتود برای آمادگی در جلسات هیئت مدیره چه‌طور به شما کمک می‌کند؟
گروه فناوری اطلاعات اتود با ارائه‌ی ابزارهای زیر به شما کمک می‌کند تا حضوری مؤثر در جلسات هیئت مدیره داشته باشید و اثربخشی این جلسات را افزایش دهید. این ابزارها عبارتند از:
- ارسال خودکار دستورجلسه و مدارک و مستندات
- ایجاد گروه برای پرسش سؤال و افزایش اطلاعات قبل از برگزاری جلسه
- تعامل با سایر اعضای هیئت مدیره در بستر پلتفرم آنلاین و ایجاد آمادگی جمعی برای جلسات هیئت مدیره
- ایجاد سطوح دسترسی، احراز هویت و امضای الکترونیک برای امنیت اطلاعات جلسات هیئت مدیره
چگونه برای جلسات هیئت مدیره آماده شویم؟